qtec academy | Seminar Trend Reporting nach Art. 88 der MDR - Review

Trend Reporting nach Artikel 88 MDR – Questions & Answers aus unseren Seminaren

Das Trend Reporting nach Art. 88 der MDR gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die FDA, Behörden und Benannte Stellen nehmen die Meldung von Trends immer mehr in den Fokus.

In unserem kostenfreien Online-Seminar zum Thema Trend Reporting haben die Teilnehmer viele Möglichkeiten um Fragen zu stellen.

Sie haben gefragt – wir geantwortet

Unsere Referenten Dr. Hans-Joachim Graf und Diana Hohage beantworten in diesem Blogbeitrag viele der häufig gestellten Fragen.

Das hat die Teilnehmenden besonders interessiert:

Ihre Frage:

„Ist eine Voraussetzung für die Anwendung dieser Methoden, dass die analysierten Daten normalverteilt sind? Falls ja, soll die Normalverteilung der Daten regelmäßig in dem ersten Schritt vorab überprüft/bestätigt werden?“

Antwort:

„Trendbehaftete Reklamationsdaten sind naturgemäß niemals normalverteilt. Deshalb setzen wir u.a. verteilungsfreie Analysemethoden ein.“

Ihre Frage:

„Können Sie ein Vorgehen empfehlen, wenn keine Verkaufsdaten für den Bewertungszeitraum vorliegen? (Produkt wird nicht mehr verkauft, aber Reklamationen werden noch an Hersteller eingereicht)“

Antwort:

„Wenn ein Produkt noch nach dem letzten Verkauf weiterhin reklamiert wird, liegt die Vermutung nahe, dass es sich um ein mehrfach verwendbares Produkt mit langer Lebensdauer handelt. In diesem Fall sollte die noch im Markt befindliche Installed Base aus den vorhandenen Verkaufszahlen berechnet werden.

Liegen tatsächlich keinerlei Verkaufszahlen vor, so kann die Trendanalyse auch mit den reinen Reklamationsdaten durchgeführt werden, wodurch allerdings ein Teil der Aussagefähigkeit verloren geht.“

Ihre Frage:

„Wie soll mit Daten umgegangen werden, wenn die Fehler- und Ursachenschlüssel noch nicht vorliegen (da die Analyse noch nicht abgeschlossen ist)?”

Antwort:

„Die Daten können natürlich auch auf Trends analysiert werden, wenn noch nicht alle Informationen über Fehler u/o Ursachen vorliegen. Die Analyse ist dann , was die potentielle Ursache angeht, weniger aussagefähig; ein Trend als solcher ist aber schon erkennbar.“

Ihre Frage:

„Sind in den Berichten Trend-Signals oder selbst Trends identifiziert?”

Antwort:

„Ja; das ist genau der Sinn des Trendreports. Wir empfehlen Ihnen, unseren kostenlosen Beispiel-Trendreport anzufordern, damit Sie sich ein Bild von den Inhalten machen können.”

Ihre Frage:

„Wie gehe ich mit dem Thema Trends bzw. statistische Methoden um, wenn man kaum Reklamationen pro Produkt hat (<15)?”

Antwort:

„In diesem Fall würden wir eine Darstellung als Zeitreihe empfehlen (z. B. ein Histogramm), was für sich genommen ja auch schon eine statistische Methode darstellt. Bei einer geringen Ereignisdichte kann diese Darstellung hinreichend belegen, ob Trends vorhanden sind oder nicht.”

Ihre Frage:

„Bis zu welcher Auftretenswahrscheinlichkeit-Stufe wäre eine Einzelfallbetrachtung aus Ihrer Sicht noch zulässig (%-berechnet)?”

Antwort:

„Einzelfallbetrachtung ist bei allen Meldungen mit potentiellem oder tatsächlichem Schaden per regulatorischen Vorschriften erforderlich. Bei der Frage nach der Trenderkennung gibt die MDR (und auch die FDA) keine konkrete Methode vor. Wenn die Zahl der Complaints sehr gering ist, kann zur Darstellung ein Histogramm verwendet werden, womit eine gute Übersicht über die reale Situation dargestellt werden kann.”

Ihre Frage:

„Sollte ich alle sechs Methoden auch für Medizinprodukte Risikoklasse I anwenden, oder gilt das eher für höherklassige Medizinprodukte?”

Antwort:

„Die MDR macht in Artikel 88 keine Unterschiede zwischen Klasse I, IIa, IIb oder Klasse III Produkten. Insofern sind die vom Hersteller spezifizierten Methoden für alle Produkte anzuwenden.”

Ihre Frage:

„Können Sie eine Empfehlung für das Vorgehen bei Ausreißer-Werten geben (z. .B. bei Fällen von Einreichung von Sammelmeldungen)?”

Antwort:

„Ich verstehe diese Frage dahingehend, wie man positive Trend-Indikatoren behandeln soll, die möglicherweise durch Ausreißer verursacht wurden. Zunächst müsste geklärt werden nach welchen Kriterien Ausreißer definiert werden (z.B. Kolmogorov-Smirnov-Test oder Shapiro-Wilk-Test)

Wenn dann tatsächlich ein Ausreißer festgestellt wurde, kann dies eventuell dazu genutzt werden, einen Trend als nicht meldepflichtig zu klassifizieren. Auf keinen Fall dürfen Daten, die als Ausreißer klassifiziert wurden, aus der Auswertung gelöscht werden.”

Ihre Frage:

„Wie gehören PMS/ PSUR Reporte und Trend Reporting zusammen?”

Antwort:

„Daten werden niemals aus der Statistik entfernt. Sie können aber als „Ausreißer“ (Einzelereignisse) begründet die Grundlage dafür bilden, warum ein Trend, der mit einer statistischen Methode erkannt wurde, doch kein Trend ist.”

Ihre Frage:

„Sollen/Können/Dürfen Ausreißer mit einer Begründung aus der Statistik entfernt werden z. B. mit einer risikobasierten Begründung ggf. zusätzlicher statistische Test /Z-Test?”

Antwort:

Daten werden niemals aus der Statistik entfernt. Sie können aber als „Ausreißer“ (Einzelereignisse) begründet die Grundlage dafür bilden, warum ein Trend, der mit einer statistischen Methode erkannt wurde, doch kein Trend ist.”

Ihre Frage:

„Wenn ein bestätigter Trend vorliegt, nach welchen Kriterien würden Sie eine CAPA initiieren?”

Antwort:

„CAPA Kriterien werden von jedem Hersteller selbst festgelegt. Man muss dazu sagen, dass, wenn ein signifikanter Trend wirklich vorliegt, der beispielsweise nicht durch Einzelereignisse begründet werden kann, dann auch zumeist die CAPA Kriterien zutreffen. Aber es gibt keine dedizierten Kriterien, wann ein Trend eine CAPA Maßnahme auslöst. Was nicht funktioniert, ist die Meldepflicht des Trends als Kriterium heranzuziehen.”

Ihre Frage:

„Ab wann ist ein Trend meldepflichtig?“

Antwort:

„Ein Trend ist dann meldepflichtig, wenn er Informationen liefert, die zu einer Neubewertung eines Risikos führt und dazu, dass sich das Nutzen-Risikoverhältnis bei dieser Neubewertung negativ verändert. Also dann, wenn aus einem akzeptablen Risiko ein nicht-akzeptables Risiko wird.“

Review zum Trend Report | Dr. Hans Joachim Graf und Diana Hohage

Ihre Frage:

„Werden die entsprechenden Schwellenwerte durch den Hersteller vorgegeben, oder sind sie normativen/regulatorischen Vorgaben zu entnehmen?“

Antwort:

„Schwellenwerte im Sinne von Grenzwerten für die Entscheidung, wann ein Trend meldepflichtig ist oder nicht, bzw. für die Entscheidung was ein Trend überhaupt ist, gibt es nicht. Ob ein Datenverlauf einen Trend zeigt, wird durch verschiedene Methoden ermittelt. Ob ein so identifizierter Trend meldepflichtig ist, ist abhängig von seinem Einfluss auf die Nutzen-Risikobewertung.“

Review zum Trend Report | Dr. Hans Joachim Graf

Ihre Frage:

„Wir haben das “Problem”, dass wir ca. 100.000 Produkte pro Jahr verkaufen, aber höchstens alle fünf Jahre für dieses Produkt eine Reklamation bekommen. Kann man an dieser Stelle argumentieren, dass die Methode wäre, dass man Einzelfallbewertungen durchführt und erst bei Bedarf (wenn es wirklich mehr Reklamationen werden) Statistik anwendet?“

Antwort:

„Bei einer sehr geringen Anzahl von Reklamationen, kann eine Trendanalyse daraus bestehen sich diese Zahlen anzusehen und ggf. mit sehr einfachen Methoden, die eine visuelle Bewertung von grafischen Darstellungen einschließen, eine Auswertung zu machen. Statistische Methoden machen nur Sinn, wenn auch der Datensatz umfassend und umfänglich genug ist, um sie einzusetzen. Aber: eine Trendanalyse muss grundsätzlich gemacht werden und ist keine Einzelfallbewertung.“

Ihre Frage:

„Was könnte die beste Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen in diesem Zusammenhang sein?“

Antwort:

„Die beste Lösung wird immer davon abhängen, wie umfangreich das Portfolio und auch die Reklamationsraten sind. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen, die nur wenig Manpower in eine umfassende Auswertung der Daten investieren können, profitieren von einer Dienstleistung wie sie qtec anbietet: eine anforderungskonforme Auswertung, regelmäßige Berichte, die einfach und ohne Aufwand in die Dokumentation eingefügt werden können und Pareto-Analysen, welche die Abarbeitung von CAPAs deutlich beschleunigen.“

Ihre Frage:

„Ist eine Trend Analyse für bereits abgekündigte Produkte (Status discontinued aber noch nicht EOL) möglich? Und wenn ja, wie? Hier gibt es keine Verkaufszahlen mehr, aber möglicherweise noch Complaints bei entsprechend langer Lebensdauer.“

Antwort:

„Grundsätzlich ist die Marktbeobachtung für alle Produkte, die sich noch in der Anwendung befinden, zwingend erforderlich. Die Basis, auf die sich das Trend Reporting beziehen kann, ist die „installed base“, also die Zahl von Produkten, die nach Abschätzung des Herstellers noch im Markt befindlich ist. Für diese installed base dürfen natürlich nicht nur die letzten Verkaufszahlen herangezogen werden, sondern alle Verkäufe eines Zeitraumes, der der typischen Lebensdauer der jeweiligen Produkte entspricht. Auf Basis dieser Angaben kann dann die installed base auch Jahre nach Verkaufseinstellung noch in guter Näherung abgeschätzt werden.“

Antwort Diana Hohage:

„Dazu passt auch eine ähnliche Frage: Trend Reporting mache ich doch nur, solange ich auch PMS mache oder? Die Überwachung nach dem Inverkehrbringen muss bis zum Ende des Lebenszyklus eines Produktes fortgeführt werden. Bei Produkten mit einem definierten Verfallsdatum ist der Ablauf des Verfallsdatums des letzten verkauften Produktes häufig auch das Ende des Produktlebenszyklus. So lange wird die Überwachung nach dem Inverkehrbringen, einschließlich des Trendings fortgesetzt.“

» Klare Vermittlung der Inhalte, sehr anwendungsbezogen und Wiedergabe der regulatorischen Anforderungen. «

Christiane Marinc, botiss Medical AG

Ihre Frage:

„Ist eine Einzelfallbetrachtung möglich, wenn pro Jahr nur 50 Reklamationen eingehen, die auf 20 Produktgruppen verteilt sind?“

Antwort:

„Der Artikel 88 und auch die FDA schreiben ja keine Methode vor, nach der die Trendbeobachtung durchgeführt werden muss. Statistische Analysen sind auch nur erforderlich, wenn man Aussagen über eine an sich unbekannte oder nicht überschaubare Grundgesamtheit gewinnen will. Das liegt bei 50 Reklamationen aber nicht vor; die Grundgesamtheit ist faktisch überschaubar. Insofern ist eine Einzelfallbetrachtung sowohl was die Anforderungen als auch die Zielsetzung angeht als adäquate Maßnahme zu betrachten. Übersichtliche Darstellungen (z. B. Zeitreihe in EXCEL o.ä.) erleichtern die Übersicht.“

Antwort Diana Hohage:

„Das bedeutet aber nicht, dass Trending für kleine Reklamationszahlen nicht notwendig ist. Es bedeutet lediglich, dass ein Hersteller hier andere als komplexe statistische Methoden anwenden kann, wenn das nachvollziehbar begründet ist. Eine Einzelfallbetrachtung genügt also auch bei wenigen Reklamationen nicht.“

» Gute Mischung aus Wissen und Praktikabilität. «

Dr. Alexander Reiprich, Karl Storz

Ihre Frage:

„Muss ein Trend gemeldet werden, wenn sich ein Risiko sowohl in Auftretenswahrscheinlichkeit und Schweregrad ändert oder reicht auch schon eines der Beiden?”

Antwort:

„In Europa ist die Meldung des Trends dann notwendig, wenn er Einfluss auf die Nutzen-Risiko-Analyse des Produktes hat. Trends beziehen sich in aller Regel auf einzelne Risiken, deren Akzeptanz gemäß der auf Basis der Risikopolitik etablierten Kriterien bewertet wird. Dazu werden die Auftretenswahrscheinlichkeit und die Schwere eines Schadens herangezogen. Ändert sich eines der beiden Kriterien oder auch beide, kann das Einfluss auf die Akzeptanz des Einzelrisikos und damit auf die Nutzen-Risiko-Analyse des Produktes haben. Es ist also nicht davon abhängig, ob einer oder beide der Parameter betroffen sind, sondern vom Einfluss der Trendentwicklung, ob ein Trend gemeldet werden muss.“

 » Im Gegensatz zu vielen anderen Schulungen wurden hier auch konkrete Beispiele gezeigt und es wurde auf verschiedene Unternehmenskonstellationen eingegangen. «

Dietmar Fischer, GME German Medical Engineering GmbH

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Fullservice zur Erstellung von Trendanalysen nach Art. 88 MDR

Trend Reporting ist eine Kunst. Umfragen haben ergeben, dass die meisten Unternehmen die Reports mithilfe von Excel-Listen erstellen und dafür – je nach Produktportfolio – zwischen 25 und 100 Personenstunden pro Monat aufwenden. Doch es geht auch anders. Mit unserem Service TrendReport bieten wir eine komfortable und kostengünstige Möglichkeit an, die noch weitere Vorteile bietet.

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TrendReport kann noch mehr, als Sie mit konformen Reports zu versorgen. Durch die geschickte Kombination von Datensätzen ist es uns bereits gelungen, Probleme zu identifizieren und Fehlerquellen bei der Herstellung von Medizinprodukten zu finden. Auf diese Weise sind wir mit TrendReport in der Lage für unsere Kunden, Qualitätsprobleme ausfindig zu machen, die sonst unmöglich zu identifizieren wären.

Ganz konkret ist es uns durch Datenanalyse gelungen, bei einem internationalen Medizintechnikhersteller ein Produktions¬problem in einem Werk in Spanien zu identifizieren – und zwar bevor das dem Kunden selbst möglich war. Diese Problematik konnte vom Hersteller dann ganz gezielt behoben werden.

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Paul Hartmann AG

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